Трудовой договор с человеком можно заключить в том числе в период, когда он меняет паспорт по возрасту. В течение 90 дней после наступления 20-летия или 45-летия в трудовой договор все еще можно вносить старые паспортные данные работника.

Внутренний российский паспорт граждане должны менять в 20 и в 45 лет. При этом старый паспорт остается действительным в течение 90 дней после дня рождения.

Соответственно, если старый паспорт еще на руках у работника и является действительным, трудовой договор можно оформить со старыми паспортными данными. А после получения работником нового паспорта потребуется внести изменения в сведения о документе, удостоверяющем личность, указанные в трудовом договоре.

Кстати, проверить, действителен ли паспорт, можно через госуслуги.

Если старый паспорт уже сдан для замены, а новый еще не получен, для заключения трудового договора можно использовать иной документ, удостоверяющий личность. В частности, временное удостоверение личности гражданина РФ, которые выдается территориальным органом МВД на период оформления нового паспорта.

Источник: Онлайнинспекция.рф, "Главная книга"