Работник, потративший свои деньги на административно-хозяйственные нужды организации, имеет право на компенсацию понесенных расходов (ст. 164 ТК РФ). При этом возмещению подлежат только расходы, согласованные с руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Аналогичную позицию занимают суды при разрешении споров о компенсации работникам расходов, оплаченных ими за свой счет.
|
|
|
КонсультантПлюс: примечание.
Для учреждений:
Порядок компенсации работнику расходов, произведенных им на нужды учреждения без предварительного получения денежных средств под отчет, закрепите в своей учетной политике. В частности, обеспечьте правильность применения документов, необходимых для принятия учреждением обязательств перед работником, с учетом установленных требований. При этом для удобства в учете вы можете установить к оформлению таких операций те же правила, что и в случае возмещения перерасхода подотчетному лицу.
|
|
Рекомендуем разработать и утвердить приказом руководителя локальный нормативный акт (например, инструкцию или положение) о компенсации расходов на административно-хозяйственные нужды организации, оплаченных работником за свой счет. В документе, в частности, можно предусмотреть:
- ситуации, когда работники могут приобретать за свой счет товары (работы, услуги) в интересах организации (например, водитель в случае поломки служебного автомобиля в пути может оплатить ремонт);
- порядок информирования работодателя о необходимости расходов и их согласования. Согласовывать расходы можно разными способами. Например, можно предусмотреть предварительное согласование или получение визы руководителя на каждом заявлении или ином документе о возмещении понесенных расходов (последующее одобрение);
- перечень расходов, которые подлежат возмещению (например, услуги автомойки, приобретение канцтоваров, запчастей для оргтехники);
- список работников, имеющих право нести расходы в интересах организации, оплачивая их собственными средствами с последующим их возмещением. Это могут быть конкретные лица либо лица, занимающие определенные должности;
- предельную сумму расходов каждого вида, подлежащую компенсации;
- перечень и формы документов, необходимых для получения компенсации. Например, можно установить, что работник должен составить заявление (служебную записку, отчет) на имя руководителя организации о возмещении расходов с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы. Документ, составленный в произвольной форме, но содержащий все обязательные реквизиты, можно использовать в качестве первичного учетного документа (пп. "г" п. 9 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете"). Авансовый отчет составлять не обязательно, поскольку под отчет работнику деньги не выдавались. Однако вы можете установить, что для получения возмещения работнику необходимо его заполнить;
- сроки представления документов;
- сроки и порядок выплаты компенсации.
|
Как оформить авансовый отчет для возмещения расходов, понесенных работником в интересах организации
|
|
|
КонсультантПлюс: примечание.
Для учреждений:
Вам нужно применять унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные для учреждений. Например, авансовый отчет (ф. 0504505), если его составление работником в данном случае предусмотрено учетной политикой вашего учреждения (ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 7, пп. "г" п. 9 Федерального стандарта N 274н, п. 25 Федерального стандарта N 256н, разд. 2 Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухучета).
|
|
Если локальным нормативным актом организации установлено, что для получения возмещения работник должен заполнить авансовый отчет, оформляйте его в обычном порядке.
Так как деньги работнику не выдавались, не указывайте сумму полученного аванса, а также показатель в строке "Итого получено".
По строке "Перерасход" укажите сумму, потраченную работником из собственных средств.
После проверки отчета и его утверждения руководителем (иным уполномоченным лицом) выплатите возмещение работнику и внесите информацию о выданном перерасходе в авансовый отчет.
|
Для возмещения работнику расходов, понесенных в интересах организации, сделайте следующее:
- получите от работника заявление (служебную записку, отчет) с приложенными документами, подтверждающими понесенные расходы, а в случае если вашим локальным нормативным актом предусмотрено последующее одобрение - и с визой руководителя или иного уполномоченного лица, свидетельствующей о согласовании возмещения;
|
|
|
КонсультантПлюс: примечание.
Для учреждений:
Для перечисления сумм компенсации на банковскую карту работника с лицевого счета оформляйте заявку на кассовый расход (ф. ф. 0531801, 0531851), если являетесь прямым участником системы казначейских платежей. Если вы являетесь косвенным участником - применяйте виды распоряжений о перечислении, установленные для вас прямым участником.
|
|
- подготовьте РКО и выдайте работнику наличные деньги из кассы либо перечислите их на его банковскую карту. В поле 24 платежного поручения укажите "Возмещение расходов работника, произведенных в интересах организации", а поле 20 оставьте пустым - возмещение расходов не является доходом работника (п. 1 ст. 41 НК РФ, Приложение 1 к Положению Банка России от 29.06.2021 N 762-П, Письма Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65, от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219).
Источник: КонсультантПлюс
