Порядок возмещения расходов сотруднику в случае, если ему не выдавались денежные средства под отчет

Работник, потративший свои деньги на административно-хозяйственные нужды организации, имеет право на компенсацию понесенных расходов (ст. 164 [1] ТК РФ). При этом возмещению подлежат только расходы, согласованные с руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Аналогичную позицию занимают суды при разрешении споров о компенсации работникам расходов, оплаченных ими за свой счет.

КонсультантПлюс: примечание.

Для учреждений:

Порядок компенсации работнику расходов, произведенных им на нужды учреждения без предварительного получения денежных средств под отчет, закрепите в своей учетной политике. В частности, обеспечьте правильность применения документов, необходимых для принятия учреждением обязательств [2] перед работником, с учетом установленных требований. При этом для удобства в учете вы можете установить к оформлению таких операций те же правила, что и в случае возмещения перерасхода подотчетному лицу.

Рекомендуем разработать и утвердить приказом руководителя локальный нормативный акт [3] (например, инструкцию или положение) о компенсации расходов на административно-хозяйственные нужды организации, оплаченных работником за свой счет. В документе, в частности, можно предусмотреть:

ситуации, когда работники могут приобретать за свой счет товары (работы, услуги) в интересах организации (например, водитель в случае поломки служебного автомобиля в пути может оплатить ремонт);
порядок информирования работодателя о необходимости расходов и их согласования. Согласовывать расходы можно разными способами. Например, можно предусмотреть предварительное согласование или получение визы [4] руководителя на каждом заявлении или ином документе о возмещении понесенных расходов (последующее одобрение);
перечень расходов, которые подлежат возмещению (например, услуги автомойки, приобретение канцтоваров, запчастей для оргтехники);
список работников, имеющих право нести расходы в интересах организации, оплачивая их собственными средствами с последующим их возмещением. Это могут быть конкретные лица либо лица, занимающие определенные должности;
предельную сумму расходов каждого вида, подлежащую компенсации;
перечень и формы документов, необходимых для получения компенсации. Например, можно установить, что работник должен составить заявление (служебную записку, отчет) на имя руководителя организации о возмещении расходов с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы. Документ, составленный в произвольной форме, но содержащий все обязательные реквизиты [5], можно использовать в качестве первичного учетного документа (пп. "г" п. 9 [6] ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете"). Авансовый отчет составлять не обязательно, поскольку под отчет работнику деньги не выдавались. Однако вы можете установить, что для получения возмещения работнику необходимо его заполнить;
сроки представления документов;
сроки и порядок выплаты компенсации.

Как оформить авансовый отчет для возмещения расходов, понесенных работником в интересах организации

КонсультантПлюс: примечание.

Для учреждений:

Вам нужно применять унифицированные формы первичных учетных документов [7], утвержденные для учреждений. Например, авансовый отчет [8] (ф. 0504505) [9], если его составление работником в данном случае предусмотрено учетной политикой вашего учреждения (ч. 4 ст. 9 [10] Закона о бухгалтерском учете, п. 7 [11], пп. "г" п. 9 [12] Федерального стандарта N 274н, п. 25 [13] Федерального стандарта N 256н, разд. 2 [14] Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухучета).

Если локальным нормативным актом организации установлено, что для получения возмещения работник должен заполнить авансовый отчет, оформляйте его в обычном порядке.

Так как деньги работнику не выдавались, не указывайте сумму полученного аванса, а также показатель в строке "Итого получено".

По строке "Перерасход" укажите сумму, потраченную работником из собственных средств.

После проверки отчета и его утверждения руководителем (иным уполномоченным лицом) выплатите возмещение работнику и внесите информацию о выданном перерасходе в авансовый отчет.

Для возмещения работнику расходов, понесенных в интересах организации, сделайте следующее:

получите от работника заявление (служебную записку, отчет) с приложенными документами, подтверждающими понесенные расходы, а в случае если вашим локальным нормативным актом предусмотрено последующее одобрение - и с визой руководителя или иного уполномоченного лица, свидетельствующей о согласовании возмещения;

КонсультантПлюс: примечание.

Для учреждений:

Для перечисления сумм компенсации на банковскую карту работника с лицевого счета оформляйте заявку на кассовый расход (ф. ф. 0531801 [15], 0531851 [16]), если являетесь прямым участником системы казначейских платежей. Если вы являетесь косвенным участником [17] - применяйте виды распоряжений о перечислении, установленные [18] для вас прямым участником.

подготовьте РКО и выдайте работнику наличные деньги из кассы либо перечислите их на его банковскую карту. В поле 24 [19] платежного поручения укажите "Возмещение расходов работника, произведенных в интересах организации", а поле 20 [20] оставьте пустым - возмещение расходов не является доходом работника (п. 1 ст. 41 [21] НК РФ, Приложение 1 [22] к Положению Банка России от 29.06.2021 N 762-П, Письма Минфина России от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65 [23], от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219 [24]).

Источник: КонсультантПлюс [25]

Нет КонсультантПлюс?

Оформите заявку [26] на доставку полной версии документа

или самостоятельно подберите комплект [27], с учетом особенностей именно Вашей организации

Все новости Информера [28]

Еще больше новостей: Респект-Решения [29] и Ясная бухгалтерия [30]

Links:
[1] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1D0FAAE76D6C3D715292C8146D5784480EF3DBAF54755957F16AF43186D0976391774FABF9r2u3E
[2] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B28DBDB20A15FC1303ABEE61683D715292C8146D5784480EF3DBA957725202A825F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[3] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1D0FAAE76D6C3D715292C8146D5784480EF3DBA9557B5957F16AF43186D0976391774FABF9r2u3E
[4] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1D07A0E16C6D3D715292C8146D5784480EF3DBA957725000A525F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[5] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1D0FAAE3656E3D715292C8146D5784480EF3DBA95772520BA025F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[6] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1A07ABE66C6E3D715292C8146D5784480EF3DBA957725200A525F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[7] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B28DBDB20A15FC1303AAE0626B3D715292C8146D5784481CF383A555774C03A330A33C86rDu7E
[8] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B28DBDB20A15FC1304A1EE676A3D715292C8146D5784480EF3DBA957725306A125F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[9] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1D01A1E067693D715292C8146D5784480EF3DBA957705201A125F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[10] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1D0FAAE3656E3D715292C8146D5784480EF3DBAE56790652E47BAC3E81CB89608C6B4DA9rFu9E
[11] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1A07A3E66C673D715292C8146D5784480EF3DBA957725200A825F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[12] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1A07A3E66C673D715292C8146D5784480EF3DBA957725207A825F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[13] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1D01A1E4636C3D715292C8146D5784480EF3DBA957725204A225F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[14] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1D01A1E067693D715292C8146D5784480EF3DBA957775607A425F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[15] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1A07A3EF63683D715292C8146D5784480EF3DBA95770520BA925F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[16] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1A07A3EF63683D715292C8146D5784480EF3DBA957705003A625F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[17] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1A06A2E0656C3D715292C8146D5784480EF3DBAE56765308F47FE56989D78C7D926A53A9FB23r2u2E
[18] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1D02A4E4676A3D715292C8146D5784480EF3DBA957725207A125F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[19] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1D0EA7E661693D715292C8146D5784480EF3DBA957725401A325F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[20] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1D0EA7E661693D715292C8146D5784480EF3DBA957725403A925F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[21] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1A06A2E7626F3D715292C8146D5784480EF3DBAB53725208F47FE56989D78C7D926A53A9FB23r2u2E
[22] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B291B7A77E40AF1D0EA7E661693D715292C8146D5784480EF3DBA957735A04A925F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[23] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B28CA3B5167AA9400AABE76768332C589A91186F508B1719F492A556725203A026AA68D591DC6E906C53ABF83F2296F3rCu9E
[24] consultantplus://offline/ref=66C80AC672F060AF61B28CA3B5167AA9400AA6E165673D715292C8146D5784480EF3DBA957725203A825F56DC080846197774DA8E5232094rFu3E
[25] http://consultantplus//offline/ref=FC547FF3650DEFEEE1A0711D5C38BF5A8004E19056E69AF1867DD773187B9665A286BC58EE46422C78EDA1A6B36E5FCA90FFEC92439B84BCG6wCE
[26] http://respectrb.ru/consultant/demo
[27] http://respectrb.ru/node/9220
[28] http://respectrb.ru/informer_news
[29] https://t.me/respectsolutions
[30] https://t.me/add_education