Если основной сотрудник уходит в отпуск, необходимо на время его отсутствия передать полномочия и функции другому человеку. Для этого издают приказ о замещении на время отпуска, в котором закрепляют круг передаваемых полномочий. Рассказываем, как правильно оформить документ.

Когда нужен приказ о возложении обязанностей

В организациях приказ о временном исполнении обязанностей потребуется в случаях временного отсутствия основного сотрудника по причинам:

    отпуска;
    больничного;
    командировки;
    увольнения и пр.

Пока нет основного специалиста, его трудовые функции необходимо кому-то выполнять. Для этой цели допустимо принять работника — внешнего совместителя или поручить работу сотруднику из имеющегося коллектива.

Если работу поручают имеющемуся специалисту, потребуется его письменное согласие, дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о возложении обязанностей на период отпуска или иного отсутствия.

Порядок подготовки документа

Необходимо выбрать человека, имеющего требуемый опыт, навыки и уровень образования. При выборе кандидата учитывайте его нагрузку по основным трудовым функциям, сможет ли он взять повышенную нагрузку.

Далее предложите кандидату дополнительную работу. Если он согласен, оформите согласие письменно. В случае несогласия возложить полномочия в одностороннем порядке запрещено, за исключением обоснованной производственной необходимости.

После выбора и согласования заместителя возложение обязанностей на время отсутствия основного работника оформляют распоряжением и дополнительным соглашением к трудовому договору.

Как оформить документ

Действующим законодательством единый образец приказа о вменении дополнительных обязанностей не утвержден. Документ составляют в свободной форме. При наличии используют фирменный бланк организации.

Закон не требует машинопечатного документа, при составлении от руки он имеет одинаковую юридическую силу.

Вот как писать приказ о возложении обязанностей:

    Укажите наименование организации, ИНН, адрес места нахождения.
    Укажите город и дату составления.
    Присвойте порядковый номер.
    Обоснуйте причину составления распоряжения. Например: ввиду временного отсутствия основного работника.

После слова «Приказываю» укажите:

    Должность и Ф.И.О. работника, на которого возлагают трудовую функцию.
    Должность и Ф.И.О. замещаемого работника.
    Срок возложения полномочий.
    Перечень возлагаемых обязанностей.
    Доплату за дополнительную работу.

Готовое распоряжение о возложении должностных обязанностей подписывает руководитель организации или его заместитель.

С документом под подпись знакомят замещаемого и замещающего работника, иных ответственных лиц, например, бухгалтера, руководителя подразделения.

Как и сколько хранить документ

В соответствии с п. 434 перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, распоряжения хранят 75 лет.

Хранение организуют в архиве организации, а при ее ликвидации — в муниципальном архиве.

Источник: ppt.ru

Документ: образец приказа о замещении на время отпуска (пустой шаблон), образец приказа на замещение временно отсутствующего работника (пример заполнения).