Письмо о работе без печати ИП — это информационный документ, в котором предприниматель уведомляет заинтересованное лицо о порядке работы с документами только посредством личной подписи.
На каком основании ИП вправе работать без оттиска
В действующем законодательстве РФ отсутствует обязанность индивидуального предпринимателя иметь оттиски и штампы. Их наличие прямо не предусмотрено ни ГК РФ, ни ФЗ «О регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» № 129-ФЗ, при подписании документов предприниматель указывает «б/п» — без печати.
Но на практике не все так однозначно. Лояльность к неиспользованию оттиска закреплена не во всех нормативных правовых актах. Например, его наличие требуется при залоге (п. 2 ст. 338 ГК РФ). Если деятельность индивидуального предпринимателя связана с такими случаями, то во избежание спорных ситуаций рекомендуется использовать штамп. До 2021 года такое требование существовало и для бланков строгой отчетности.
Важно!
С 01.01.2021 отменили Постановление Правительства РФ № 359 от 06.05.2008, в котором существовало требование ставить оттиск на бланках строгой отчетности (Постановление Правительства РФ от 18.06.2020 № 875).
При этом прослеживается тенденция к уходу от лишних реквизитов, проставление оттиска чаще предусматривается нормативными актами при условии его наличия, например, изменения, внесенные Федеральным законом № 82-ФЗ от 2015 года:
- в регулировании двойного складского свидетельства (ст. 913 ГК РФ);
- в требованиях к заявкам на участие в госзакупках (ст. 51, 88 ФЗ «О контрактной системе» № 44-ФЗ);
- при оформлении акта о несчастном случае (ст. 230 ТК РФ).
- Кого стоит уведомить
Законным способом требовать поставить оттиск не вправе ни государственные, ни коммерческие структуры. Но на практике иногда некоторые крупные компании требуют поставить штамп или подтвердить его отсутствие документально. Эти структуры просят прислать уведомление, которое является подтверждением, что ИП работает без печати в делопроизводстве. Иного варианта доказать этот факт не существует.
Для этого подготовьте уведомление, в котором объясните, что индивидуальный предприниматель вправе не пользоваться штампом по закону. В этом случае на предпринимателя ложится вся ответственность за предоставленные сведения.
Важно!
Если у индивидуального предпринимателя штамп есть, и он хотя бы раз пользовался им, то рекомендуется ставить его на всех документах. Выборочно использовать его не допускается. Если его нет, напишите уведомление об отсутствии такого реквизита изначально.
Чаще всего контрагенты проявляют инициативу и запрашивают уведомление первыми. Но индивидуальный предприниматель вправе предупредить делового партнера на стадии переговоров, чтобы исключить вопросы и пункты в договоре, которые указывают на использование оттиска. Уведомление вправе запросить и банк, чтобы исключить неоднозначные ситуации при заполнении банковских карточек в дальнейшем документообороте.
Как написать уведомление
Единственный способ, как подтвердить документально, что ИП работает без печати, — составить официальное уведомление об этом. Унифицированной формы документа нет. Оформляют его на официальном бланке или обычном листе формата А4. При его составлении руководствуемся обычными требованиями для делового письма:
- используем фирменный бланк (при наличии) или проставляем реквизиты ИП;
- указываем адресата, для которого предназначается информация;
- пишем текст обращения со ссылками на отсутствие обязанности по действующим законам;
- ставим дату и подпись.
Если оформляют в виде письма к контрагенту, то здесь не обязательно использовать строгий стиль, как для банка. В этом случае не обязательно писать посередине название, а вместо этого есть возможность обратиться к директору по имени и отчеству.
Образец
Вот как выглядит уведомление о порядке оформления документов без печати, составленный для партнера:
