Уточнили правила оформления извещения (ф. 0504805) и бухгалтерской справки (ф. 0504833). Их можно применять в зависимости от ситуации либо как бухгалтерский документ (дополнительно к иному первичному документу), либо как самостоятельный первичный документ. Второй вариант используют в тех случаях, когда не требуется оформлять иные первичные документы. Например, извещение признают первичкой, когда в доходах текущего периода отражаются целевые средства, по которым на отчетную дату не предусмотрена подача отчета об их использовании. Бухгалтерскую справку используют как первичку в прочих случаях, когда не нужно оформлять в том числе извещение. В методических указаниях рассмотрели и другие подробности работы с этими документами.

4. Дополнили порядок формирования некоторых регистров.

Например, разрешили не вести описи инвентарных карточек (ф. 0504033), если эти карточки составляются и хранятся в виде электронных документов, подписанных квалифицированной ЭП.

В указаниях по заполнению главной книги (ф. 0504072) перечислили счета, по которым нельзя сворачивать остатки: 205 00, 208 00, 209 00, 210 10, 303 00, 304 04, 304 06.

5. Внесли небольшие правки в действующие формы первички и регистров. К примеру, реквизит "материально ответственное лицо" в формах заменили на "ответственное лицо". Работу по переходу на этот термин Минфин ведет уже давно.

Перед оформлением документов проверьте, обновлены ли формы в бухгалтерской программе.

Новшества для учреждений, передавших ведение учета централизованной бухгалтерии или принявших решение об использовании новых электронных форм

1. Для органов и учреждений, которые передали полномочия ведения бюджетного учета по решению высшего исполнительного органа власти или местной администрации, введены следующие формы электронной первички:

• решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512);
• изменение решения о командировании на территории РФ (ф. 0504513);
• решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
• изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);
• решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517);
• заявка - обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518);
• отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Помимо этого, для таких органов и учреждений предусмотрены новые формы электронных регистров:

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0504093);
• ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0504094).

Начать применять новые документы нужно по мере организационно-технической готовности, но не позднее 1 января 2021 года.

2. Учреждения, передавшие ведение учета централизованной бухгалтерии по иным основаниям, и все прочие учреждения могут использовать новые формы электронных документов по своему усмотрению. Решение нужно закрепить в учетной политике.

3. Некоторые подписи в новых формах электронной первички можно проставлять простой электронной подписью. Это удобно, поскольку позволяет не изготавливать квалифицированные электронные подписи для всех подписантов учреждения.

4. Централизованным бухгалтериям (независимо от оснований для передачи им ведения учета) разрешили не проставлять в электронном первичном документе отметку бухгалтерии и не заполнять другие поля для отражения бухгалтерских записей. Вместо этого им надо оформить электронный бухгалтерский документ (бухгалтерскую справку или извещение). Учреждения, которые ведут учет сами, по-прежнему должны делать бухгалтерские отметки и записи непосредственно в первичном документе.