Работодатели должны будут сообщать в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работников. ПФР будет хранить почти всю информацию, которую сейчас вносят в трудовую книжку. Исключение — записи о поощрениях и образовании.
Направлять данные в фонд нужно будет в случае:
Возможно, подавать сведения также придется при других кадровых изменениях, например, при получении работником новой квалификации.
В 2020 году направлять информацию нужно будет не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.
При подаче сведений в первый раз их придется дополнить данными о трудовой деятельности работника в организации на 1 января 2020 года.
Обратите внимание: если к 1 января 2021 года не появится повод подать сведения, нужно будет не позднее 15 февраля 2021 года сообщить в ПФР о деятельности работника в организации. То есть к этому моменту у фонда должны быть сведения обо всех сотрудниках. За год может быть мало случаев их "передвижения", поэтому, возможно, вам придется сообщать о большом количестве работников в феврале. Чтобы избежать большой нагрузки в начале 2021 года, лучше передать все сведения в течение 2020 года.
С 2021 года уведомлять о приеме и увольнении работника понадобится не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Сведения нужно будет подавать по форме СЗВ-ТД. Проект формы проходит общественное обсуждение. Как ее заполнить, читайте в обзоре.
Формировать данные о сотрудниках работодатели смогут одним из способов:
Направлять сведения будут аналогично другой отчетности в ПФР. Так, представлять их потребуется в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатели, у которых за прошедший месяц числилось меньше 25 сотрудников, смогут передавать информацию на бумаге.
Не позднее 30 июня 2020 года нужно будет уведомить каждого сотрудника о возможности сделать выбор: использовать оба вида книжек или только электронный формат.
Когда сотрудник подаст заявление о том, что выбирает электронный вариант сведений, ему нужно будет выдать трудовую книжку на руки.
С этого момента работодатель не будет отвечать за ее ведение и хранение. Не придется делать выписку из трудовой книжки по просьбе работника.
Сотрудникам, выбравшим цифровой формат, нужно будет предоставлять сведения о трудовой деятельности в организации на бумажном носителе или в электронном виде:
По какой форме выдавать данные, определит Минтруд. Пока можно ориентироваться на проект формы СЗИ-ТД. Как ее заполнять, поможет разобраться обзор.
Если работодатель не предоставит сотруднику сведения вовремя, он будет нести такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.
Сотрудники будут решать вопрос о формате данных в течение 2020 года. Если работник попросит сохранить бумажный вариант или не сообщит о выборе, придется делать двойную работу: вести трудовую книжку и передавать сведения в ПФР.
Право на оба формата сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.
Обратите внимание: при приеме сотрудники смогут предъявлять сведения о трудовой деятельности. Нужно будет проверять, есть ли в документе отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки. Если есть, достаточно будет подавать в ПФР сведения. Отметки нет — попросите работника предоставить книжку. Если он потерял ее или не может передать по другой причине, придется завести новую.
Предлагают ввести административную ответственность для должностных лиц, которые два раза и более в течение года нарушат сроки подачи сведений или направят неполную или недостоверную информацию. За это будет грозить предупреждение. Депутаты приняли проект в первом чтении.