Когда график должен быть готов

График отпусков нужно принять не позднее чем за две недели до нового года, т.е. до 17 декабря.

Если у вас есть первичная профсоюзная организация, желательно подготовить документ уже к 5 декабря. Дополнительное время необходимо на учет мнения ее выборного органа:

• пять рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;
• три дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).

Как составить график

Узнайте у работников, в какие дни они хотят пойти в отпуск. Как это сделать, определяет сам работодатель. Можно уточнить пожелания сотрудников по электронной почте или раздать опросные листы.

График составьте по унифицированной форме N Т-7 или по самостоятельно разработанной форме.

Помните, что отпуск можно разделять на части, но хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.

Ознакомьте персонал с готовым графиком.

Что учесть при составлении графика

Отпуск для льготных категорий работников

Проверьте, есть ли в компании работники, чьи пожелания по отпуску для вас обязательны. Например, сотрудники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет, могут отдыхать в удобное для них время.

Отметим, в практике нет единого подхода к тому, когда льготники вправе выбрать удобное время отдыха: при составлении графика или в течение всего года. Чтобы не рисковать, скорректируйте график, если работник попросит сдвинуть отпуск.

Дни для диспансеризации

Хотя дни для проверки здоровья не включаются в график отпусков, лучше заранее согласовать их с сотрудниками. Это поможет избежать пересечений с отпусками коллег.

Можно составить своего рода график диспансеризации и попросить работников выбрать дату или хотя бы месяц ее прохождения.

Напомним, сотрудники могут взять день на обследование раз в три года. В 2020 году под диспансеризацию попадут, например, работники 1981, 1984, 1987, 1990, 1993, 1996 года рождения.

Предложите выбрать время диспансеризации пенсионерам и лицам, которым осталось пять или меньше лет до срока выхода на пенсию. Им положено два оплачиваемых дня ежегодно.

Возможно, в следующем году придется предоставить день для обследования всем сотрудникам 40 лет и старше. Минтруд предлагает отпускать их на диспансеризацию каждый год. Но, если проект и примут в 2020 году, накладок можно будет избежать, поскольку и такие работники будут согласовывать время прохождения диспансеризации.

Сочетание отпуска и выходных

Не дробите весь отпуск сотрудника на выходные дни. Как указывал Минтруд, это противоречит законодательству и грозит предупреждением или штрафом. А вот начинать отпуск с выходного или нерабочего праздничного дня не запрещено.

Нет запрета и на предоставление части отпуска в выходные. Но не стоит этим злоупотреблять. Минтруд не советует разделять отпуск на слишком мелкие периоды, ведь иначе работник не успеет восстановить силы.

Сориентироваться в выходных и рабочих днях в 2020 году поможет производственный календарь для пятидневной и шестидневной рабочей недели.