Разбираемся, сколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы

Сроки хранения документов установлены Законом [1] о бухучете, НК РФ [2] и другими нормативными актами.

Первичные учетные документы

Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет [3]. Это касается:

• кассовых книг [4];
• банковских документов [4];
• актов [4] о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
• накладных [4] и авансовых отчетов;
• переписки [4];
• путевых листов [5] и журналов их учета [6];
• документов о получении зарплаты [7] и выплате пособий [8];
• инвентаризационных описей [9] о движимом имуществе.

Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить [10] документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

А вот документы по основным средствам [11] и инвентаризационные описи [12], которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.

Учетная политика и договоры

Срок хранения документов учетной политики отсчитывается от года, в котором они в последний раз использовались для составления бухотчетности. С этого времени должно пройти пять лет [13]. Столько же должны храниться те средства, которые помогают воспроизводить электронные документы и проверяют электронную подпись.

Регистры бухучета хранятся не менее пяти лет [3] после отчетного года. При этом условием пятилетнего срока хранения названо [14] проведение проверки или ревизии.

Бухотчетность

Годовая бухотчетность [15] и аудиторское заключение [16] по ней хранятся постоянно.

По общему правилу квартальная отчетность хранится пять лет, а месячная — один год. Однако если нет годовой отчетности, то квартальная хранится постоянно.

Документы для расчета налогов и взносов

Если для бухгалтерских документов в качестве своеобразного "основного" срока можно назвать пятилетний, то большинство налоговых документов нужно хранить четыре года. Это касается:

• документов налогоплательщиков [17] и налоговых агентов [18], которые необходимы для расчета, удержания и уплаты налогов;
• счетов-фактур [19];
• книг покупок [20] и продаж [21] (здесь срок рассчитывается с даты последней записи);
• таможенных деклараций [22] в части уплаты НДС, заявления о ввозе товаров, БСО;
• документов [23] об уплате авансовых платежей акцизов.

А вот для взносов сроки больше. Так, документы, которые необходимы для их исчисления и уплаты, должны храниться шесть лет [24].

Для участников региональных инвестиционных проектов установлены свои сроки.

И конечно, если речь идет о расходах, которые "растянуты" на несколько лет (оплата обучения [25], перенос убытков [26] и т.д.), то документы нужно хранить в течение всего периода их списания.

Налоговая отчетность и отчетность по взносам

Все налоговые декларации нужно хранить пять лет [27].

Столько же хранятся сведения о доходах физлиц [28]. Однако если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то срок хранения этих документов увеличивается до 75 лет.

А вот с отчетностью по взносам все несколько сложнее. Как мы уже сказали, НК РФ устанавливает шестилетний срок хранения документов для расчета и уплаты взносов. В то же время подзаконные акты говорят, что не менее пяти лет с момента принятия ФСС нужно хранить электронный расчет 4-ФСС [29] и квитанции о получении [30]. Пять лет установлено и для хранения декларации по пенсионным взносам [31]. Вероятно, имеется в виду расчет как форма итоговой отчетности по взносам.

Поскольку налицо противоречие между сроками, полагаем, что страхователям нужно руководствоваться наибольшим, т.е. хранить отчетность по взносам не менее шести лет.