Японская методика пяти "С". Как сделать желаемое реальным?

Знакомьтесь: методика пяти японских «С» - правила, дополняющие друг друга, выполнение которых поможет вам достичь намеченной цели. Речь пойдет о синергии пяти действий, которые начинаются на букву «С», причем не только в японском, но и в других языках, в том числе русском.

Сортируйте - это то, что нужно!

 Сортируйте - избавляйтесь от того, чем не пользуетесь. Принцип "когда-нибудь пригодится" работает крайне редко. Большинство ненужных вещей лежат "мертвым грузом", занимают место и навевают мысли о незавершаемости дел - ведь не пригодились же, хотя планировалось...

У процесса сортировки есть еще одна положительная сторона: человек, избавляясь от ненужного, приближает к себе то, что действительно необходимо. Представьте захламленный стол. И ответьте на вопрос: хорошо ли за ним работается? Плохо! Мало того, что внимание постоянно отвлекается на кавардак, но еще и важные документы приходится откапывать, надеясь, что их не выбросили вместе с мусором. А если это не стол? Если это зона физической работы? Здесь нагромождение всякого-разного уже чревато производственной травмой!

Убирая то, что мешает, и оставляя под рукой то, что необходимо, человек существенно повышает КПД своей деятельности.

Кстати, как разновидность метода сортировки при работе с бумагами можно предложить "правило трех папок". В первую папку направляются самые срочные документы - подлежащие немедленному исполнению или обработке. К содержимому первой папки нужно проявить максимальное внимание! Во второй папке - бумаги, которые "не горят", то есть которые можно отложить на время. Это своеобразная кладовка. В третьей - совсем не важные документы, которые не жалко выбросить. Бумаги по мере работы с ними из первой папки могут перекочевать либо во вторую, либо в третью. Причем третью папку следует регулярно очищать от лишнего.

Итак, выберите ненужные или не очень нужные предметы. Пометьте их ярлычками. Проанализируйте частоту их употребления. Создайте "красную зону" (например, выделите специальную кладовку), куда отправьте предметы, которыми редко пользуетесь, предварительно составив их опись - чтобы знать, где что находится. Если вещь уже не понадобится - не жалейте, списывайте, выбрасывайте. Выберите нужные предметы и приблизьте их к себе. Регулярно анализируйте их "нужность". Если устарели - удаляйте.

Итак, соблюдая правило N 1 - сортируя, то есть расчищая и организовывая рабочее пространство, - вы делаете свой труд приятнее и эффективнее.

Соблюдайте порядок - и время найдется

Систематизация, или соблюдение порядка, - вторая ступень пути к эффективной работе. Ведь даже тщательная сортировка не спасет ситуацию, если предметы не будут "знать свое место". Разбрасывание вещей - путь к хаосу, а это возврат на стадию сортировки. Получится замкнутый круг.

Второй плюс сохранения порядка проявляется, когда рабочим пространством пользуются несколько человек. В этом случае вопросы типа "Куда подевалась отвертка?" или "Кто засунул сюда эту папку?" сами собой отпадут, а время поисков нужных вещей будет стремиться к нулю.

Для того, чтобы найти место каждому предмету, потребуется анализ деятельности. Житейский пример: если хозяйка часто печет пироги, а банка с мукой стоит на самой высокой полке - налицо нерациональное использование ящиков. Но если это кухня незамужней студентки, предпочитающей еду из общепита и полуфабрикаты, такое размещение вполне разумно.

Закон Паркинсона <1> [1] гласит: "Работа занимает все отведенное на нее время". То есть на любую работу тратится ровно столько времени, сколько на нее отводится, ни часом меньше. Но в данном случае из этого промежутка можно вычесть минуты, "разбазаренные" на поиски, заменив их минутами, потраченными на что-то полезное.

Итак, выполняя правило N 2 - систематизируя и соблюдая порядок, - вы экономите время.

Чистота - залог работоспособности

Соблюдение чистоты, то есть уборка, - третья составляющая эффективности. На первый взгляд, это равносильно поддержанию порядка. Однако разница есть. Для примера представьте компьютерную клавиатуру, которая всегда находится на одном и том же месте. Порядок? Несомненно! Но какие клавиши вам милее - чистые, на которых видна каждая буковка, или заляпанные кофе, западающие из-за скопившегося под ними мусора? Делаем вывод: уборка необходима, поскольку она не только улучшает функциональность предметов, но и делает работу приятнее за счет поддержания эстетичности пространства.

В то же время чистые поверхности, детали позволяют оперативно контролировать рабочее состояние вещи, своевременно находить поломки и исправлять их. Третья важная характеристика этого процесса - самодисциплина. Убранное рабочее место формирует у пользователя ответственное отношение к своему делу. Когда человек приходит на службу и видит захламленный стол, то желание выполнять трудовые функции значительно снижается. А вот чистота и порядок, наоборот, мобилизуют силы, повышают ответственность.

Итак, выполняя правило N 3 - соблюдая чистоту, вы повышаете свой рабочий потенциал.

Стандартизация против ошибок

Стандартизация - то есть установление критериев, на которые стоит равняться, - процедура важная, но зачастую игнорируемая. И напрасно, поскольку последовательность действий и "маяки" результатов помогают избежать ошибок. "Уходя, гасите свет!" - один из примеров простейшей стандартизации: уходишь - выключи. Разумеется, звеньев в цепи может быть больше. Но они должны быть последовательными. Например, стандартизация выхода из машины будет такой: погасил фары, выключил дворники, заглушил мотор, поставил на тормоз, взял ключи, закрыл дверь, поставил авто на сигнализацию, положил ключи в сумку. Многие ее запоминают в виде ритмической строчки "Фары, оба дворника и еще мотор, тормоз, запирание - в сумку положи" - пропуск одного из этих действий чреват либо поломкой, либо посаженным аккумулятором, либо другой проблемой.

Аналогично предусматриваются и результаты. Например, рабочее место содержится в чистоте, если в конце каждого дня разбираются все бумаги, раз в неделю на столе вытирается пыль и раз в месяц чистятся клавиатура и монитор. Когда у требования появляются критерии, то оно становится контролируемым и... более выполнимым, поскольку человек уже знает, что и когда делать.

Следует ли стандартизировать абсолютно все, что относится к рабочему процессу? Конечно, нет. Внимание нужно обратить на наиболее важные функции и зоны действий.

Итак, выполняя правило N 4 - стандартизируя действия и результаты, - вы избегаете повторяющихся ошибок и повышаете качество своей работы.

Совершенствуй свершения

Совершенствование - это пятое японское "С". Оно означает, что ничто не статично. Та же стандартизация - процесс непрерывный. Новые технологии, новые методы работы вносят в определенные функции коррективы, и их надо отражать в стандартизации, но не галочки ради, а для того, чтобы работа спорилась и дело делалось. Если, допустим, часть документооборота переходит в электронный вид, это надо отразить и в процедуре работы с бумагами. А в случае с выходом из автомобиля - существуют приборы, позволяющие контролировать выключение фар, установка такого прибора гарантированно позволит избежать ошибки и упростит процедуру.

Утверждение актуально и для других правил. Совершенствование процесса уборки означает, например, применение методов, предотвращающих загрязнение (хотя бы ковриков для вытирания ног), использование новых технологий и материалов.

Процесс соблюдения порядка можно совершенствовать, применяя различные коробки, подписывая ящики и используя ячейки. Итак, выполняя правило N 5 - совершенствуя применение всех перечисленных методик, - вы идете в ногу со временем и даже немного его опережаете, что дает вам несомненное преимущество.

Статья Антроповой Т.Ю.: [2] «Сбываем» задуманное, или Пять японских «С».

документ в онлайн-версии [3]