Новые условия труда из-за коронавируса: как организовать работу персонала

Переведите на удаленную работу максимальное число сотрудников

Это позволит снизить расходы на профилактику коронавируса в офисе, риски распространения инфекции. Но самое важное — это поможет избежать конфликтов и паники внутри коллектива.

В Москве многие крупные компании активно переводят персонал на дистанционную работу. Лучшие практики [1] собирают на сайте мэра столицы.

Определите, кто сможет работать из дома

Составьте перечень сотрудников, чья работа позволяет перейти им на дистанционный труд. Узнайте у IT-специалистов технические возможности организовать работу удаленно.

Заключите соглашение с каждым работником

Соглашение можно составить в произвольной форме. Можете использовать для этого шаблон [2]. Главное — установить в соглашении, что работник теперь трудится дистанционно [3].

Договоритесь с сотрудником о следующих нюансах:

• Срок перевода. Сейчас из-за ситуации с коронавирусом определить точную дату окончания перевода сложно. Можете договориться с работником, что он трудится дистанционно, пока не отменят режим повышенной готовности в регионе и работодатель не издаст приказ об окончании периода дистанционной работы.
• Место работы. Скорее всего, сейчас в трудовом договоре местом работы указан адрес организации или обособленного подразделения. Это условие нужно изменить, ведь работник будет трудиться вне места нахождения работодателя [4].
• Чье оборудование использует работник. От этого зависит, сможет ли он оправдать невыполнение работы поломкой техники. Если вышло из строя оборудование работодателя, наказать сотрудника за неисполнение обязанностей не получится [5]. Если за организацией обязанность предоставлять аппаратуру не закреплена, работник не сможет сослаться [6] на техническую невозможность выполнять задания.
• Дополнительные основания увольнения. Если вы волнуетесь, что дисциплина будет хромать, закрепите [7] специальные условия расторжения трудового договора. Например, сотрудник может быть уволен за невыполнение [8] плановых заданий, нарушение [9] порядка и сроков представления отчета. Разобраться в особенностях увольнения дистанционного работника поможет готовое решение [10].

Подготовьте локальные нормативные акты

Зафиксируйте в локальных актах порядок взаимодействия с работниками: нужны ли ежедневные отчеты руководству, как быстро сотрудник должен отвечать на письма, как обмениваться кадровыми документами (например, оформлять отпуск).

При необходимости внесите изменения в положения о коммерческой тайне, персональных данных.

Сделайте памятки по работе на дому

Это поможет сотрудникам не растеряться и быстро организовать рабочий процесс.

Если сотрудник не согласен перейти на удаленную работу

Быстро изменить условия труда не получится. В такой ситуации можно использовать правила ст. 74 [11] ТК РФ. Но есть два минуса:

• для этого должны быть причины, связанные с изменением организационных или технологических условий труда;
• предупредить работников об изменениях нужно за два месяца.

Не отправляйте сотрудников в командировки

Хотя прямого запрета на командировки за рубеж пока нет, лучше отложить поездки работников. В любой момент в стране прибытия может быть введен карантин. Обычно он составляет две недели, поэтому сотрудник просто не успеет выполнить задание. Будьте готовы, что после заграничной командировки работник в любом случае "выпадет" из рабочего процесса: он должен будет остаться дома [12] на 14 дней.

Поездки в другие города России тоже не запрещены, но их лучше ограничить, чтобы снизить риски заражения сотрудника. Так, правительство Санкт-Петербурга советует [13] горожанам воздержаться от поездок в регионы, в которых выявлены случаи заражения инфекцией.

"Пересмотрите" график отпусков

Проверьте, у кого из сотрудников запланирован отпуск в ближайшее время. Предложите им отложить отдых. Перенести отпуск можно только с согласия работника. Оформить перенос поможет готовое решение [14].

Работников, которые сейчас находятся в отпуске, можете отозвать [15], но только с их согласия.

Того, кто отказался отложить отпуск, предупредите о рисках заболеть, если он проведет свободные дни вне дома.

Соблюдайте меры профилактики для оставшихся в офисе

Не пренебрегайте мерами профилактики [16] в организации:

• составьте график выхода на рабочее место. Пусть персонал приходит малыми группами в разное время. Это поможет избежать скопления людей на входе, в лифте и коридорах;
• измеряйте температуру работникам и отстраняйте тех, у кого она повышена;
• почаще проветривайте помещения;
• регулярно дезинфицируйте поверхности (особенно дверные ручки, выключатели, поручни, перила, места общего пользования);
• организуйте доступ сотрудников к антисептикам;
• разместите в офисе советы [17] по профилактике коронавируса.

При поступлении запроса от регионального управления Роспотребнадзора сразу предоставляйте информацию обо всех контактах заболевшего и дезинфицируйте помещения, в которых он находился.

Не торопитесь наказывать сотрудников, которые не вышли на работу

Работник не появляется в офисе — не спешите его увольнять за прогул. Выясните все обстоятельства отсутствия. Возможно, он недавно был за границей или общался с кем-то, кто посещал зону повышенного риска по коронавирусу, и сейчас находится на карантине. Лояльно относиться к работникам призывают власти, например председатель правительства [18].

Если сотрудник без оснований самоизолировался, но появился на работе, как только понял свою ошибку, лучше не наказывать его строго, тем более увольнять. В случае спора суд может признать, что вы не учли [19] тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.