Как дополнить список обязанностей в должностной инструкции

Необходимость дополнить должностные обязанности работников возникает часто. Компания развивается, меняются цели и стратегии развития, происходят перемены в структуре организации, автоматизируются рабочие процессы, или у компании появляются новые обязательства в связи с изменениями законодательства. Рассмотрим, как дополнить должностную инструкцию новыми обязанностями  и какова процедура таких изменений. 

Может ли работодатель дополнять должностную инструкцию 

Должностная инструкция — это локальный нормативный акт работодателя-организации (или индивидуального предпринимателя), который он разрабатывает самостоятельно. Трудовой кодекс и другие нормативные документы не содержат норм об обязательности этого документа, о порядке его ведения и внесения изменений в него, а значит, работодатель самостоятельно решает данные вопросы (ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ). На то, что дополнение и уточнение этого документа допустимы, указывает и Роструд в своих разъяснениях (см., например, Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1, Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6). 

Необходимость внести дополнения в этот локальный акт возникает, например, в таких ситуациях: 

• изменились реквизиты сторон: работодатель изменил адрес или наименование, работник — фамилию (для персональных должностных инструкций); 
• вступили в силу новые нормы законодательства, что требует внести изменения в трудовые действия сотрудников. Например, меняются сроки отчетности и уплаты налогов — меняется перечень действий бухгалтера, и если такая детализация предусмотрена должностной инструкцией, то документ меняют. Часто работодатели приводят существующие обязанности сотрудника в соответствие с принятыми Минтрудом России профстандартами и др.; 
• меняется структура организации, технологические условия труда. Внедрение нового программного обеспечения, оборудования или выход на новые рынки сбыта — все потребует корректировки инструкций сотрудников; 
• работнику поручили дополнительные обязанности; работодатель пересмотрел требования к уровню квалификации и опыту работы должности. Важно! В должностную инструкцию работодатель часто включает не только трудовые действия, пределы ответственности сотрудника, но и такие квалификационные требования, как уровень образования, стаж работы, перечень необходимых знаний. 

Можно ли изменить обязанности без согласия сотрудника 

Решая вопрос о введении дополнительных обязанностей в должностную инструкцию или других изменений, необходимо помнить, что чаще всего требуется согласие работника на их внедрение. 

Обязанности работника тесно связаны с понятием «трудовая функция». Напомним, что это работа по должности (профессии, специальности) в соответствии со штатным расписанием с указанием квалификации или конкретного вида поручаемой сотруднику работы. Трудовая функция является обязательным условием при заключении трудового договора (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ), и по общему правилу изменение такого условия возможно только по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). 

Без согласия сотрудника работодатель вправе только уточнить должностные обязанности, не меняя при этом функцию. Но вопрос, что является уточнением, а что меняет трудовую функцию, является сложным для применения на практике, часто вызывает судебные разбирательства между работником и работодателем, поэтому во избежание споров рекомендуется всегда брать письменное согласие работника или быть готовым к судам. Ниже в таблице приведены судебные акты, в которых работодателю удалось отстоять решения по дополнению обязанностей работника, изменение трудовой функции при этом не произошло.

Во всех случаях, описанных выше, работодатель внедрял новые организационные или технологические условия труда, что потребовало уведомить работника в силу ст. 74 ТК РФ. Как видим, без уведомления и согласия работника продолжать работу в новых условиях не обойтись и в случаях, когда трудовая функция осталась неизменна. 

Но примеры судебных решений, где работодатель изменил инструкцию и это не потребовало согласия работника, есть. Например, Решение Ленинского районного суда города Курска от 04.06.2019 № 2-3208/2019 указало на то, что вариант новой должностной инструкции бухгалтера существенных изменений условий трудового договора не предусматривал, должность, оклад, подразделение, место работы не менялись. Правки должностных обязанностей носили лишь уточняющий характер. И в первой, и во второй редакциях должностной инструкции работница обязана проводить операции по расчетам бухгалтерских счетов. В первоначальном документе речь шла обо всех счетах, а в обновленной редакции указывается конкретный счет 79. 

Во всех приведенных примерах работодатель шел от общего к частному (существующие обязанности детализировал, прописывал подробнее), не вменял сотрудникам обязанности другого сотрудника, что чаще всего не применяется судами, и если уточнения инструкций продиктованы изменениями условий труда — организационных или технологических, заранее предупреждал работника о предстоящих переменах.

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию 

Если внесение изменений не влечет за собой необходимость изменения трудовой функции, то работодатель издает документ в новой редакции и письменно знакомит с ней работника. Дополнительно издается приказ. 

Изменение структуры организации, внедрение нового оборудования, программного обеспечения, технологии производства считаются изменениями организационными и технологическими, как в должностной инструкции прописать дополнительные обязанности в этом случае? 

Необходимо действовать в порядке, определенном статьей 74 ТК РФ: 

Шаг 1. Издать приказ о внесении изменений в должностные обязанности сотрудника, утвердить новую редакцию инструкции. 

Шаг 2. Уведомить об изменениях сотрудника, направив ему уведомление за два месяца. 

Шаг 3. Вариант 1. В случае согласия сотрудника подписать новую редакцию инструкции. 

Вариант 2. Если он отказывается трудиться в новых условиях, то предложить ему в письменной форме другую имеющуюся работу, в случае отказа от предложенного — трудовой договор расторгнуть по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

В случаях, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору или изменяется трудовая функция работника, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. Предварительное письменное уведомление работника в этом случае не требуется. 

Источник: ППТ.РУ [1]