Бумажные первичные документы разрешат переводить в электронный формат с сохранением их юридической силы

Компании смогут отказаться от бумажных первичных документов, если переведут их в файлы по установленным правилам. Выгода очевидна: существенное снижение расходов на закупку бумаги и ее хранение.

Депутаты Госдумы утвердили в первом чтении законопроект, которым предусмотрены масштабные поправки в Закон об информации. Предлагается дополнить нормативную базу такими понятиями:

электронный дубликат — копия бумажного документа, подготовленная в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью;

материальный дубликат электронного документа — копия, оформленная на материальном носителе, для просмотра которой не понадобятся специальные технические средства (к примеру, распечатанный на бумаге).

Для бизнеса важно, что оба вида документов имеют равную юридическую силу. И составлять таким образом разрешат все без исключения бумаги, включая первичные, используемые для ведения бухгалтерского учета и отчетности.

Одновременно планируется сократить сроки хранения документации, которую переводили в электронный вид или из которой формировали материальный дубликат до 1 года.

При разработке поправок эксперты обращали внимание, какой результат принесут отказ от бумаги и переход на онлайн-взаимодействие. По некоторым оценкам, стоимость обмена данными в цифровом формате в 30 раз дешевле, чем по почте, и в 50 раз выгоднее личного общения.

Есть и другие цифры: ежегодно отечественный бизнес тратит порядка 6 миллиардов человеко-часов только на то, чтобы создать, обработать и обеспечить сохранность бумажных версий, что в денежном выражении составляет порядка 3,5 триллиона рублей. И это в год! А на архивное хранение затраты еще больше, поскольку только Сбербанк тратит на это 2,5 млрд рублей ежегодно.

Сравнительных цифр, во сколько обойдется онлайн-взаимодействие, авторы поправок не предоставили. Но компании и так уже несут эти расходы, устанавливая и обновляя компьютеры и софт, передавая отчетность в государственные органы через интернет, общаясь с сотрудниками и клиентами в онлайн-формате.

Источник: ppt.ru [1]

Документ: Федеральный закон [2] от 27.07.2006 N 149-ФЗ