5 ошибок в учете учреждения, за которые оштрафовали главбухов: практика судов за 2020 – 2021 годы

Можно ли отражать факты хозяйственной жизни декабря операциями следующего года? Должен ли главный бухгалтер запрашивать первичку и информацию, если сотрудники их не представили сами? Покажем на примерах из практики по ст. 15.15.6 КоАП РФ [1], как суды отвечали на эти и другие вопросы.

Факты хозяйственной жизни декабря показали лишь в отчетности следующего года

В январе учреждение получило акт об оказанных услугах за декабрь. Документы отразили в журнале операций текущего месяца.

Контролеры признали главбуха виновным в ошибке. Суд подтвердил [2] их выводы. По правилам бухучета операцию записывают [3] в том отчетном периоде, в котором произошел факт хозяйственной жизни. Услуги надо отражать [4] в месяце, когда передали результат их оказания. Учреждение имело возможность сделать записи правильно: на последний день декабря.

Отметим, в данном случае главбух исказил кредиторскую задолженность на сумму около 130 тыс. руб. Суд счел нарушение малозначительным [5] и заменил штраф устным замечанием. Другой главбух допустил аналогичную ошибку [6] по коммунальным услугам за декабрь на сумму более 1 млн руб. В этой ситуации суд не нашел оснований для освобождения от штрафа.

Ошибка может возникнуть и при отражении матзапасов. Так, в декабре учреждение заправляло автомобили по топливной карте. По контракту право собственности на ГСМ переходило в момент их получения. Каждую передачу оформляли терминальным чеком.

По итогам месяца поставщик составил единую накладную на все поставки. В ней он указал дату передачи топлива — 31 декабря. Учреждение подписало этот документ 15 января. В учете оно оприходовало ГСМ тоже январской датой.

Показатели запасов и кредиторской задолженности в отчетности прошлого года контролеры и суд признали [7] искаженными. Подписание суммирующей накладной в январе не изменяет дат фактической поставки.

Штрафы и пени не отразили на момент, когда возникло требование к контрагенту об их уплате

Исполнитель не выполнил условия контракта. Учреждение предъявило ему требование уплатить пени и штраф. Нарушитель платить отказался. Главбух учреждения решил, что признавать такие суммы доходом в бухучете нельзя. Надо получить согласие контрагента на уплату либо решение суда.

Проверяющие и суд сочли [8] подход некорректным. По стандарту "Доходы" неустойку надо отражать [9] в момент предъявления требования контрагенту. Главбух исказил показатель дебиторской задолженности.

Сходное правило в стандарте есть и для учета доходов бюджета от административных штрафов. Их нужно начислять [9] на дату, когда вступает в силу решение по делу о нарушении. Орган местного самоуправления отражал доходы лишь по факту поступления денег. В результате суд признал [10] главбуха виновным в искажении баланса.

Исправительную проводку сделали без первичных документов, которые обосновывают операцию

Чтобы исправить ошибку в учете, оформляют бухгалтерскую справку (ф. 0504833 [11]). Ее надо составлять [12] на основании первичных документов, которые подтверждают необходимость исправления.

Главбух пренебрег этим правилом: корректирующей проводкой он добавил в учете ничем не подтвержденную сумму по матзапасам. Контролеры посчитали операцию мнимой [13] и обвинили сотрудника в искажении отчетности. Суд поддержал [14] выводы.

Главбух письменно не потребовал от сотрудников первичные документы, которые ему не представили

Учреждение несвоевременно списывало матзапасы. Бухгалтер объяснил ошибку тем, что работники подразделений не представили в срок первичные документы. Суд этот довод не принял [15]. Главбух вправе требовать [16] от сотрудников представить ему первичку. Он знал о проведении учреждением операций с запасами.

Другой суд пришел к аналогичному выводу [17] в ситуации, когда орган местного самоуправления из-за нарушения графика документооборота с опозданием начислил доходы бюджета от административных штрафов. Судья отметил: главбух не потребовал от сотрудников первичку, не подал руководителю докладную записку о нарушении, не принял иных мер. Операции проводили систематически, бухгалтер о них знал.

Главбух не запросил дополнительные данные, которые нужны для учета

По Инструкции N 157н конверты с марками надо отражать [18] на счете 201 35 "Денежные документы". Главбух не уточнил, какие конверты приобрели сотрудники. Он отразил покупки на счете 105 36 [19] как бумажные конверты без марок. Суд привлек [14] его к ответственности за искажение отчетности. Главный бухгалтер вправе запрашивать [16] у сотрудников нужные сведения.

Другой случай: в составе матзапасов ошибочно учли [20] ковровые покрытия площадью 30 и 50 кв. м ценой 27 тыс. и 132,5 тыс. руб. Срок полезного использования ковров превышал 12 месяцев, поэтому они относились к основным средствам. Суд не нашел оснований [21], чтобы снять вину с главбуха. Тот мог запросить у сотрудников дополнительную информацию о порядке использования активов.

Еще в одной ситуации главный бухгалтер не запросил сведения об операциях, которые совершили до его трудоустройства. В результате он пропустил ошибку предшественника и исказил отчетность.

К нарушению привели такие обстоятельства. При инвентаризации учреждение обнаружило недостачу основных средств. Оно направило информацию в правоохранительные органы. Виновных не нашли и дело приостановили.

В это время в учреждение пришел новый главбух. Он не обратил внимание на тот факт, что основные средства продолжали числиться на счете 101 00 [22]. Данные попали в отчетность.

В суде сотрудник возразил: операцию должны были учесть до него, о необходимости сделать проводки его не уведомили. Судья с этим не согласился [23]. Именно новый главбух составил и подписал искаженную отчетность, поэтому ему и отвечать за нарушение.

Источник: КонсультантПлюс [24]