Как подключить онлайн-кассу и сколько это стоит

Онлайн-касса — это устройство, которое выбивает чеки и передает информацию о сделках в налоговую через оператора фискальных данных. Кассу должны использовать практически все ИП или компании, которые принимают оплату наличными или картами.

За работу без кассы могут оштрафовать. [1] Сумма зависит от оборота, который прошел мимо кассы, но не меньше 10 000 Р. Вот короткая инструкция, как подключить онлайн-кассу.

Выберите вид онлайн-кассы

Можно купить фискальный регистратор — его подключают к компьютеру. Он быстро печатает чеки и подходит для крупных магазинов. Стоит от 5900 Р. [2] Другой вариант — онлайн-касса автономного типа, такие носят с собой курьеры. Печатает медленно. Стоит от 4000 Р. [3]

Интернет-магазины могут использовать облачную кассу. Ее можно арендовать — от 2000 Р в месяц. [4]

Еще касса должна быть одобрена налоговой — это можно проверить на сайте ФНС [5]

Купите фискальный накопитель

Это устройство, которое передает данные о сделках оператору фискальных данных, ОФД. Накопитель может быть встроен в кассу, но это не обязательно. Стоит от 7500 Р. [6]

Выбор накопителя зависит от нюансов работы [7] и системы налогообложения. На ОСНО обычно используют накопители на 13 или 15 месяцев. На УСН или патенте — на 36 месяцев. Накопитель, так же как и ККТ, должен быть одобрен налоговой. Проверить модель можно через сервис ФНС. [5]

Заключите договор с ОФД

Оператор фискальных данных — это компания, которая получает данные из кассы и отправляет их в налоговую в нужном формате. На сайте налоговой есть список одобренных ОФД [8], заключать договор можно с любым. Обычно услуги стоят около 3000 Р за одну кассу в год. [9] Потом нужно перезаключать договор

Подключите кассу к интернету

Касса передает данные в ОФД через интернет. Подключают обычно с помощью симкарты, если есть встроенный модем, или по вайфаю. Связь не обязательно должна быть постоянной: накопитель может хранить данные до 30 дней, а отправлять их в налоговую за раз, когда интернет заработает.

Если не передавать данные больше 30 дней, то накопитель заблокируется, а предпринимателя могут оштрафовать на сумму от 10 000 Р [1]

Сделайте электронную подпись

Нужна для постановки кассы на учет. ИП или гендиректор компании могут получить квалифицированную электронную подпись в налоговой бесплатно. [10] Нужно принести с собой токен — устройство для записи ключа ЭЦП, стоит от 1100 Р. [11]

Или ЭЦП можно купить у аккредитованной организации [12]

Зарегистрируйте кассу в налоговой

Заявление можно подать через личный кабинет компании или ИП на сайте налоговой, в разделе «Учет ККТ». Нужно указать: адрес и место установки онлайн-кассы, модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя.

После проверки данных вы получите регистрационный номер. В течение суток его нужно ввести в кассу, в ответ касса распечатает чек. Если не успеете или ошибетесь, надо будет снова формировать отчет о регистрации на ККТ

Отчитайтесь о регистрации кассы

Для этого в личном кабинете налоговой зайдите в «Отчет о регистрации ККТ». Заполните форму: укажите время с распечатанного чека, его номер и 10 цифр из строки «Фискальный признак».

В ответ получите карточку регистрации. После этого кассой можно пользоваться

Если нет электронной подписи — подайте заявление в налоговую

Кассу можно подключить и без ЭП: для этого нужно отдать в налоговую бумажное заявление по форме КНД-1110061. [13] Срок ответа на него — до пяти дней. [14]

Специалист налоговой выдаст вам регистрационный номер, его нужно будет в течение суток ввести в кассу и вернуться в ФНС с распечатанным чеком. Или можно прийти в инспекцию сразу с кассой

Докупите оборудование, если нужно

Кассы для работы магазина обычно недостаточно. Пригодится сканер штрихкодов, если у вас большой ассортимент: кассиру не придется искать товар в базе вручную. Если торгуете алкоголем, нужен 2Д-сканер.

Чтобы принимать оплату картой, нужен терминал эквайринга. Часто его дают банки бесплатно — платить нужно только комиссию за транзакции

Источник: Т⁠—⁠Ж [15]