Дистанционная работа: оформление и все особенности

В последнее время многие организации и предприниматели перевели своих работников на удаленную работу. Является ли удаленная работа дистанционной? Как оформляется и оплачивается дистанционная работа?

Дистанционная работа по Трудовому кодексу

Дистанционная (или удаленная) работа – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции (ст. 312.1 ТК РФ [1]):

·         вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);

·         вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

При дистанционной работе взаимодействие между работодателем и работником для выполнения трудовой функции по всем вопросам осуществляется с помощью Интернет и иных сетей связи общего пользования.

При этом работник, выполняющий работу дистанционно на основании трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору, либо на основании локального нормативного акта, принятого работодателем, считается дистанционным работником.

На дистанционных работников в общем порядке распространяется действие трудового законодательства.

Срок дистанционной работы

Дистанционная работа может вводиться (ст. 312.1 ТК РФ [1]):

·         на постоянной основе, то есть в течение всего срока действия трудового договора;

·         временно – непрерывно в течение определенного трудовым договором или допсоглашением срока, не превышающего 6 месяцев;

·         периодически при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения работы на стационарном рабочем месте.

Отметим, что обычный работник может быть временно переведен по инициативе работодателя на дистанционную работу в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, эпидемии и при других исключительных ситуациях. Но конечно не любых, а лишь тех, которые ставят под угрозу жизнь или нормальные условия всего населения или его части (ст. 312.9 ТК РФ [2]). Так, работников экстренно переводили на дистанционную работу в период пандемии коронавируса в 2020-2021 гг.

Согласия работника на такой экстренный перевод на дистанционную работу не требуется. Для перевода работодатель издает локальный нормативный акт, в котором прописывает, что послужило основанием для принятия решения о переводе, список переводимых работников, срок перевода, порядок обеспечения работников необходимыми для выполнения работы средствами труда и т.д.

Оформление дистанционной работы

Как мы уже сказали выше, в общем случае дистанционный характер работы может быть прописан в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. При этом сам трудовой договор или допсоглашение можно заключить путем обмена между работником и работодателем электронными документами, подписанными (ст. 312.2 [3], 312.3 ТК РФ [4]):

·         со стороны работодателя – усиленной квалифицированной электронной подписью;

·         со стороны работника – усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Каждая из сторон, получив электронный документ от другой стороны, должна направить подтверждение получения документа в срок, который определен коллективным договором или ЛНА работодателя.

Если трудовой договор заключен через Интернет, то по письменному заявлению работника работодатель должен выслать ему бумажный договор (или допсоглашение к нему) не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления.

Скачать образец трудового договора с дистанционным работником вы можете в отдельной консультации [5].

Кстати, документы, которые работник предъявляет работодателю при оформлении на работу, при дистанционной работе могут направлены в форме электронных документов. Но по требованию работодателя работник должен представить нотариально заверенные копии этих документов на бумаге.

С локальными нормативными актами работодателя работник знакомится так же дистанционно путем обмена электронными документами. Либо можно использовать классическую форму – ознакомить с письменными документами под роспись лично. Иная форма ознакомления работника с документами должна быть предусмотрена в трудовом/коллективном договоре, в дополнительном соглашении к трудовому договору или в ЛНА работодателя.

Если у дистанционного работника нет свидетельства СНИЛС, то он (в отличие от обычных работников) оформляет его самостоятельно, а не через работодателя.

Если у дистанционного работника бумажная трудовая книжка и он хочет, чтобы в нее внесли запись о трудовой деятельности, то он может направить ее работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.

В приказе о приеме на работу в поле «условия приема на работу, характер работы» надо указать – «дистанционная работа».

Особый порядок оформления перевода на дистанционную работу предусмотрен в экстренных случаях, перечисленных выше (в том числе из-за пандемии COVID-19) (ст. 312.9 ТК РФ [2]):

·         работника надо ознакомить с решением о переводе, причем таким способом, чтобы у работодателя осталось подтверждение ознакомления (например, получить подписи работников на решении о переводе на дистанционную работу);

·         вносить изменения в трудовые договоры с работниками не нужно;

·         по окончании срока перевода работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу, а работник обязан приступить к ее выполнению.

О том, когда оформляется заявление о переводе на дистанционную работу, вы можете прочитать здесь [6].

Общение с дистанционным работником в ходе работы

Каким образом работодатель и работник будут обмениваться электронными документами в ходе работе (передавать результаты работ, отчеты о выполненной работе и т.д.), стороны решают сами. Порядок взаимодействия закрепляется в коллективном договоре, в трудовом договоре или в локальном нормативном акте работодателя. То есть это необязательно обмен электронными документами, заверенными усиленными электронными подписями. Главное – чтобы факт получения документов был зафиксирован (ст. 312.3 ТК РФ [4]). Кстати, время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время дистанционщика (ст. 312.4 ТК РФ [7]).

Если же речь идет о подаче работником работодателю каких-то заявлений, объяснений, иных документов, то дистанционный работник подает их в форме электронного документа или же в иной утвержденной работодателем форме.

Иногда бывает, что работнику необходимы документы, связанные с работой (например, приказ о переводе). Тогда он может обратиться с письменным заявлением к работодателю. И тот в срок не позднее 3 рабочих дней должен направить копии бумаг по почте заказным письмом с уведомлением либо же в форме электронного документа (ст. 312.3 ТК РФ [8]).

Кстати, в Роструд был задан вопрос – вправе ли работодатель посещать работника в рабочее время для решения рабочих вопросов. Роструд ответил следующее. Дистанционная работа подразумевает возможность работника самостоятельно определять свое место нахождения и место выполнения работы. Поэтому работодатель не может включить в трудовой договор условие о взаимодействии сторон в виде посещения работника на дому (Письмо Роструда от 17.04.2021  [9]№ ПГ/08368-6-1 [9]).

Как дистанционный работник может сообщить о своей болезни

Здесь возможны 2 варианта. Если работодатель подключился к электронному взаимодействию с ФСС, то дистанционный работник просто сообщает работодателю номер электронного больничного.

А вот если получен бумажный больничный, то работник должен направить работодателю оригинал больничного по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.3 ТК РФ [8]).

Режим работы дистанционного работника

Режим работы согласовывается между работником и работодателем и закрепляется в трудовом/коллективном договоре или в допсоглашении к трудовому договору. При временной дистанционной работе могут определяться продолжительность и периодичность выполнения работы дистанционно.

Если работодатель и работник ничего не пропишут в договоре, то режим работы устанавливается дистанционным работником по своему усмотрению. То есть работодатель не может наказать работника за отсутствие на рабочем месте, к примеру, в стандартное рабочее время (ст. 312.4 ТК РФ [7]).

Работодатель может закрепить в договоре или в ЛНА условия и порядок вызова работника, который находится на временной дистанционной работе, в офис (в производственное помещение, на иное стационарное рабочее место). Этими же документами можно предусмотреть и порядок выхода работника на работу по своей инициативе для выполнения работы на стационарном рабочем месте (ст. 312.4 ТК РФ [7]).

Предоставляется ли дистанционному работнику отпуск

На самом деле дистанционный работник имеет все те же права, что и обычный работник. То есть ему в общем порядке предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Сам порядок предоставления ему отпуска определяется трудовым договором, допсоглашением к нему, коллективным договором или ЛНА работодателя.

Что с оплатой труда дистанционного работника

Здесь действует следующее правило. Зарплата дистанционного работника не может быть ниже, чем зарплата работника на такой же работе на стационарном рабочем месте. То есть сам факт дистанционной работы не может являться основанием для снижения зарплаты (ст. 312.5 ТК РФ [10]).

Если же работодатель направляет дистанционщика в другую местность для выполнения работы (то есть фактически в командировку), то ему выплачиваются все суммы, которые причитаются командированному работнику (ст. 312.6 ТК РФ [11]).

Отдельно хотелось бы сказать о ситуации, когда работодатель экстренно переводит работников на удаленку в связи с чрезвычайной ситуацией. Так вот если специфика работы такова, что работник не может выполнять свою работу на удаленке, либо работодатель не может обеспечить работника всем необходимым для работы на удаленке, то есть работник в принципе не может выполнять свои трудовые обязанности дистанционно, то работодатель обязан оформить простой по причинам, не зависящим от сторон (ст. 312.9 ТК РФ [2]). Время простоя должно оплачиваться в размере не менее 2/3 оклада (тарифной ставки) пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ [12]).

Калькулятор для расчета оплаты простоя вы найдете здесь [13].

Обратите внимание на такой момент. Если дистанционный работник будет выполнять свою работу за пределами РФ и пробудет там более 183 календарных дней в течение следующих подряд 12 месяцев, то работник станет налоговым нерезидентом. А это означает, что выплачиваемые ему суммы должны облагаться НДФЛ уже по ставке не 13%, а 30% (за исключением определенных доходов) (п. 2 ст. 207 [14], п. 3 ст. 224 НК РФ [15]).

Проверить ставку НДФЛ можно с помощью калькулятора на нашем сайте [16].

Должен ли работодатель обеспечить дистанционщика оборудованием для работы

По общему правилу всем необходимым для работы (оборудование, программы, средства защиты информации и т.д.) дистанционщика должен обеспечить именно работодатель (ст. 312.6 ТК РФ [11]).

Вместе с тем, дистанционный работник может с разрешения работодателя использовать свое оборудование, программы и т.д. Но тогда работодатель платит ему компенсацию за использование средств труда и возмещает расходы, связанные с таким использованием. Порядок, сроки и размеры компенсации и возмещения расходов фиксируются в коллективном договоре, в ЛНА, в трудовом договоре или в допсоглашении к договору (ст. 312.6 ТК РФ [11]).

Например, если дистанционный бухгалтер работает дома на своем компьютере, работодатель может выплачивать ему компенсацию за износ компьютера (допустим, 500 руб. ежемесячно) плюс оплачивать ему интернет по тарифу оператора.

Применима ли к дистанционщику охрана труда

Поскольку работодатель не контролирует рабочее место дистанционного работника, то ему довольно сложно обеспечить безопасные условия труда и охрану труда. Однако отдельные требования по охране труда на работодателя все же распространяются (ст. 312.7 ТК РФ [17]):

·         работодатель обязан ознакомить работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными самим работодателем;

·         работодатель должен расследовать и вести учет несчастных случаев на производстве, случившихся с дистанционными работниками, а также вести учет профессиональных заболеваний, возникших у работников;

·         работодатель в общем порядке страхует работников от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Увольнение дистанционного работника: особенности

Работодатель может расторгнуть трудовой договор с дистанционщиком по тем же основаниям, что и с любым другим работником. Но Трудовой кодекс предусматривает и специальные основания для увольнения дистанционного работника (ст. 312.8 ТК РФ [18]):

·         работник без уважительной причины не выходит на связь с работодателем (по рабочим вопросам) более 2-х рабочих дней подряд со дня поступления запроса от работодателя. Правда, в своих ЛНА работодатель может предусмотреть и более длительный срок для ответа от дистанционщика;

·         работник переехал в другую местность, а это влечет невозможность исполнения работником трудовых обязанностей на прежних условиях.

Как же ознакомить дистанционного работника с приказом об увольнении? Если общение происходит электронно, то работодатель обязан в течение 3-х рабочих дней со дня издания приказа направить работнику заверенную копию этого приказа на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением.

Все выплаты, которые положены дистанционщику при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск), выплачиваются в общем порядке – в день увольнения (ст. 140 ТК РФ [19]).

Источник: "Главная книга" [20]